Nasza oferta wpisuje się doskonale w działania zmierzające do optymalizacji procesów biznesowych firm i instytucji. Klient znajdzie u nas profesjonalne doradztwo, tworzenie i wdrażanie instrukcji obiegu dokumentów oraz systemów kancelaryjnych, programy komputerowe do zarządzania zasobem akt i wiele innych produktów. Oferujemy:

• Przechowywanie dokumentacji (w tym osobowej i płacowej)
• Brakowanie – kontrolowanym, bezpiecznym niszczeniem dokumentacji
• Organizacja archiwów zakładowych
• Fachowe doradztwo
• Organizacja obiegu dokumentów papierowych w firmach
• Przygotowywanie instrukcji archiwalnych i kancelaryjnych
• Skanowanie dokumentacji i tworzeniem archiwów cyfrowych
• Konserwacja i zabezpieczanie zbiorów uszkodzonych, bądź zniszczonych – jak np. ratowanie zbiorów zalanych

• W ramach archiwizacji proponujemy:

- uporządkowanie zasobu archiwum poprzez przyjęcie odpowiedniej klasyfikacji aktowej kategorii A, B i BC;
- przygotowanie materiałów archiwalnych (kat. A) w celu przekazania ich do właściwego Archiwum Państwowego;
- opracowanie dokumentacji poprzez segregację akt w zespole i właściwe ich opisanie;
- wydzielenie z archiwum akt kat. BC, których okres przechowywania minął wraz ze sporządzeniem spisu tychże akt (pomoc przy uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego na  brakowanie);
- sporządzenie ewidencji akt w postaci spisów zdawczo — odbiorczych (forma elektroniczna
i papierowa);
- przekazanie uporządkowanego archiwum wyznaczonemu pracownikowi klienta oraz przekazanie informacji o sposobie korzystania z porządkowanych akt;
- sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego.

• Przechowywanie/porządkowanie

- segregowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) i archiwalnej (kat. A),
- kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentów pod względem ich przydatności dla Użytkownika oraz przepisów zewnętrznych (ustaw, zarządzeń, instrukcji),
- porządkowanie akt rzeczowo i chronologicznie,
- wydzielanie z archiwum zbędnej dokumentacji,
- wykonywanie spisów wybrakowanych akt oraz przygotowanie do bezpiecznego zniszczenia i utylizacji,
- pakowanie dokumentacji do specjalnych pudeł i kartoników archiwizacyjnych,
a ponadto:
- sporządzanie pełnej komputerowej ewidencji akt, w postaci dostosowanej do Państwa potrzeb i obowiązujących wymogów,
- ustawianie akt na regałach w porządku numerycznym i chronologicznym,
- przeprowadzanie instruktażu zwiększającego efektywność korzystania z akt.

• Skanowanie dokumentów oraz elektroniczny obieg informacji

- Sortowanie i przygotowanie dokumentów do skanowania
- Skanowanie i indeksowanie dokumentów
- Udostępnienie obrazów dokumentów Klientowi
- Przywrócenie dokumentom ich pierwotnej postaci
- Systemy ograniczonych uprawnień dostępu do archiwum zakładowego
- Organizacja kart wypożyczeń (papierowa, elektroniczna,)
- Informacje określone w instrukcjach kancelaryjnych i archiwalnych

- Proponujemy zapis na serwerze z macierzą RAID 1 (mirroring- zapis lustrzany na kilku twardych dyskach z dużą odpornością na awarie nawet w wyniku uszkodzenia jednego z dysków).
- Serwer może również służyć do przechowywania i udostępniania naszemu zleceniodawcy obrazów (FTP lub HTTP).
- Wykonujemy także uploading (ładowanie) zeskanowanych obrazów dokumentów na serwery własne zleceniodawcy
- Jesteśmy elastyczni co do wyboru techniki indeksacji zeskanowanych zasobów (rozwiązania własne, dedykowane oraz rozwiązania zleceniodawcy)
- Jesteśmy przygotowani do pracy w trybie ciągłym (24 godzinny termin ładowania plików na serwery, indeksacja, i ich udostępnianie zleceniodawcy.

Głównym zadaniem systemu elektronicznego obiegu informacji jest:

•    zapewnienie prostego i szybkiego dostępu do dokumentów za pomocą przeglądarki internetowej
•    Przeszukiwanie danych z możliwością przeszukiwania pełnotekstowego
•    Ściąganie plików w zdefiniowanym formacie np. TIFF, PDF i umieszczenie ich w odpowiednich folderach
•    Zabezpieczenie przechowywanych danych dzięki określeniu praw dostępu
•    Przechowywanie historii działań użytkowników
•    Statystyka świadczonych usług dla klientów oraz na optymalizację wszystkich procesów związanych z obsługą Klienta.

• Odnawialnie zniszczonych dokumentów odbywa się przez kompletną i równomierną konserwację :

-Zwiększenia trwałości – przy określonych papierach możemy zaobserwować poprawę dochodzącą nawet do 70%.
-Wszystkie substancje szkodliwe są eliminowane  z papieru – papier zostaje odgrzybiony, a proces gnilny zostaje zahamowany
-Delikatne atramenty i środki piszące są utrwalone tak, że przy czekającej je obróbce wodnej nie rozpływają się i nie rozmazują.
-Podczas obróbki struktura włókna zostaje rozpuszczona i spulchniona. Dzięki temu obrabiany papier zyskuje również na giętkości i elastyczności, staje się także mniej kruchy i łamliwy niż przed obróbką
Całodobowe pogotowie archiwalne – ratowanie zalanej, zniszczonej, uszkodzonej procesem biodegradacji dokumentacji, która wymaga doprowadzenia do stanu umożliwiającego korzystanie z niej w przyszłości.

Korzyści outsourcingu archiwizacji:

•    oszczędność redukcja kosztów związanych z prowadzeniem archiwum oraz wygospodarowanie cennego czasu pracowników merytorycznych poprzez ich odciążenie od zajmowania się sprawami porządkowania i obsługi dokumentacji,
•    bezpieczeństwo dokumentacja znajduje się pod nadzorem specjalistów od archiwizacji i ochrony, dokumenty są zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych oraz ubezpieczone,
•    porządek akta są stale prawidłowo uporządkowane i przygotowane do obsługi; każde wypożyczenie jest rejestrowane,
•    efektywność zapewnione jest efektywniejsze wykorzystanie powierzchni biurowej poprzez eliminację własnych archiwów,
•    dostępność akta są na zamówienie dostarczane do Państwa siedziby (nawet w ciągu jednej godziny) lub udostępniane na miejscu w wydzielonych pomieszczeniach, dokumenty mogą być również przesyłane w formie elektronicznej lub faksem,
•    stabilność nieobecność pracowników (urlopy, choroby) oraz zmiany przepisów prawnych przestają być Państwa problemem,
•    elastyczność zmiana siedziby firmy nie wpływa na funkcjonowanie archiwum, a rosnąca ilość dokumentów nie wymaga reorganizacji pracy biura i poszukiwania dodatkowych pomieszczeń,
•    przewidywalność możliwość precyzyjnego planowania budżetu w dłuższym okresie czasu, wsparcie możliwość korzystania z doradztwa naszych ekspertów w zakresie rozwiązań poprawiających obieg dokumentów i informacji w firmie,
•    odpowiedzialność przeniesienie odpowiedzialności za sprawne funkcjonowanie archiwum na naszą firmę
•    Każdorazowo rozwiązania proponowane przez nas spełniają przedstawione przez Klienta wymagania, a krótki czas realizacji zleceń w połączeniu z profesjonalizmem wykonania przyczynia się do stale rosnącego grona zadowolonych klientów.
•    Jednym z głównych standardów naszej działalności jest bezwzględne zachowywanie całkowitej poufności opracowywanych i przechowywanych dokumentów.
•    Nasza działalność jest stosownie ubezpieczona w TUiR WARTA S.A.

Dla klientów chcących wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji oferujemy usługę łączącą archiwizację klasyczną i elektroniczną: opracowanie dokumentów papierowych wg obowiązujących przepisów i stworzenie baz danych z szybkim dostępem do dokumentów w wersji elektronicznej.